Een opgeruimde werkplek…
Zo langzamerhand komen we aan het eind van het jaar en misschien dat er ook al ideeën zijn over goede voornemens. Een goed voornemen zou kunnen zijn om met een opgeruimde, frisse en veilige werkplek het nieuwe jaar te starten. Een plek waar je niets hoeft te zoeken en alles makkelijk terug kunt vinden. Dat zou toch fijn zijn?
Scheiden – sorteren – schoonmaken – systematiseren – standhouden (5S)
Stap 1: scheiden
Met scheiden maak je onderscheid tussen nut en nutteloos. Alles wat in je handen komt beoordeel je of het nog een doel heeft of dat het weg kan. Kapotte spullen en onveilige spullen kunnen sowieso weg. Spullen van een ander kunnen retour naar de betreffende persoon. Kom je dingen tegen waar je bij twijfelt, doe er dan een sticker op. Ligt het er na een maand nog, ongebruikt en of nog niet afgehaald door de rechtmatige eigenaar, dan kan het weg.
Stap 2: sorteren
Bij sorteren, of netjes opruimen, draait het om goed labelen, handig wegzetten en vooral ook alles weer op de juiste plek terugleggen. Een goed georganiseerde werkplaats voorkomt immers het zoeken naar gereedschap.
Tip: leg spullen voor dagelijks gebruik binnen handbereik en materialen die minder vaak gebruikt worden kunnen verder weg opgeborgen worden.
Overigens valt of staat succesvol opruimen met de ondersteuning van de gebruikers…
Stap 3: schoonmaken
Nu kan de werkplek goed gereinigd worden. Alles moet worden aangepakt om met een schone lei te kunnen beginnen. Kijk ook meteen even of je de oorzaak van de vervuiling kunt aanpakken en verricht eventuele reparaties.
Stap 4: systematiseren
Mooi woord voor het borgen van stap 1, 2 en 3. Maak afspraken met jezelf en je eventuele medewerkers/collega’s/etc. om ervoor te zorgen dat het opgeruimd en schoon blijft. Daarnaast is het nu zaak om kasten en mappen te gaan labelen: wat ligt waar. Met deze stap zorg je ervoor dat je niet terugvalt in oude gewoontes en dat de juiste keuze zo aantrekkelijk mogelijk wordt gemaakt.
Tip: visuele markering, kleurcoderingen, nummering: zoek naar een voor jou goede methode om snel te zien of er iets mist en waar iets terug moet.
Stap 5: standhouden
Dit is eigenlijk de belangrijkste stap van het gehele proces. Zorg er in elk geval voor dat de zaken die je in stap 4 gerealiseerd hebt up-to-date blijven en gehandhaafd blijven. Vergt wat discipline maar je krijgt er ook een boel (tijd!) voor terug. Plan desnoods maandelijks een checkmoment in je agenda in.
De uitdaging is om de mensen zodanig te prikkelen dat ze het systeem in stand willen houden.
Tip: maak foto’s van je werkplek in BEFORE en de AFTER situatie en hang dit op ter herinnering aan hoe je het niet meer wil hebben.
En dan heb je natuurlijk ook nog de clean desk policy, maar daarover meer een andere keer!
Hulpmiddelen
Er zijn diverse hulpmiddelen te verkrijgen om dit zelf voor elkaar te krijgen. Kijk bijvoorbeeld maar eens op de volgende websites:
Ik help je graag!
Heb je er hulp bij nodig? Bel of mail me, ik kom graag langs voor een vrijblijvend gesprek.
Wij hebben een clean desk-policy op kantoor. Dat scheelt al een hoop in de rommel. Wel heb ik zelf behoefte aan toevoeging aan de hygiëne. Er zijn tegenwoordig geweldige opties verkrijgbaar voor reiniging van toetsenbord, beeldscherm, telefoon en stoel. Ik heb zelfs een klein stofzuigertje voor het toetsenbord op de kop getikt.
Een opgeruimde en schone werkplek vind ik zelf ook erg belangrijk. Toch vind ik het lastig om mijn bureau leeg en overzichtelijk te houden. Ik ga stap 4 over het systematiseren uitproberen. Ik ga straks meteen beginnen met het labelen!