Q&A: overzicht bij meerdere projecten

In de serie Q&A hier een vraag over het schakelen en overzicht houden bij het hebben van meerdere projecten:

Marije:
“Ik vind vooral het schakelen tussen meerdere projecten en hierin het overzicht houden lastig. Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik follow-ups ga doen en de gegevens van mijn klanten bij elkaar hou, etc.?”

Projectmanagement is een vak (en functie) apart. Als ZZP’er wordt je ook maar weer geacht dat ook te kunnen beheersen. Overzicht houden en een goede planning is hierbij inderdaad erg belangrijk. Je zou denken dat tools als MS Projects hier heel geschikt voor zouden zijn, maar dat is niet zo. Dit zijn namelijk alleen pakketten voor het samenstellen en overzicht houden van (grote) projecten.
Voor een oplossing bij dit probleem zul je als ZZP’er meer gebaad zijn met een allround systeem, waarin je én het klantcontact kunt beheren én een planning kunt maken voor de follow-ups. Al met al wederom een administratieve taak, maar ook deze gegevens van klanten bijeen houden is de basis van je bedrijf.

Mijn advies

Heb je geen behoefte aan nog een digitaal systeem erbij of lukt dat financieel nog even niet, dan heb ik de volgende tips voor je:

Schaf een boekje, schrift of klapper met tabbladen aan; elk tabblad vertegenwoordigd een project waar je alles in noteert en bij stop. Dit geheel wordt de ‘bijbel’ van je bedrijf.
Gebruik of heb je Outlook: ga dit dan gebruiken als je CRM-systeem. Je kunt hier per klant notities maken en je hebt ook meteen alle mailcontact erbij.
Stel een checklist op: eerste contact, na twee weken followup (meteen in de agenda inplannen), etc.

Digitale mogelijkheden

Ik geloof er heilig in: als de basis eenmaal goed staat heb je er bijna geen werk meer van. Een goed digitaal systeem waar je alles in kwijt kan is dan de beste oplossing. Dat is voor iedereen anders, maar zorg er sowieso voor dat je niet verdrinkt in de hoeveelheid apps, programma’s, softwareoplossingen. Elk ding heeft zijn voor- en nadelen, het is de kunst om er een te vinden die voor jou de meeste voordelen en de minste nadelen heeft. Dat kost vaak even tijd en zeker ook geld, maar het levert je straks van datzelfde ontzettend veel op!

Een aantal mogelijkheden:

digitaalkantoor.nl: boekhouden, CRM, projecten en urenregistratie, personeel, in- en verkoop
teamleader.nl: CRM, projectmanagement, urenregistratie, facturatie
spinoffice.nl: CRM
e-boekhouden.nl: boekhouden, urenregistratie, CRM
digitalefactuur.nl: projecten, CRM en facturen
tellow.nl: boekhouding
timesheet.io (engels): Nanda (urenoverzicht.nl), TimeChimp
keeping: urenregistratie (gratis app)
etc.

Zoals je ziet bieden een aantal mogelijkheden een oplossing voor meerdere administratieve zaken. Dat is superhandig want dan hoef je de basis maar één keer in te voeren! Dat scheelt weer tijd en tijd is… geld!