Q&A: planning

In de serie Q&A hier een vraag over planning…

Esther vraagt:

“ik heb een planning voor de dag qua werk maar daar komen helaas toch vaak dingen tussendoor (oftewel die laat ik er tussendoor komen). Hierdoor krijg ik de geplande activiteiten niet af en schuift het weer op. Herkenbaar? Graag tips voor nog meer focus.”

Jazeker, heel herkenbaar! En niet alleen voor mij, want ik hoor het heel vaak. Wat mij betreft gaat ook hier de welbekende 80/20-regel op:

• plan 80% van je tijd in, hou 20% open voor het onverwachte en ongeplande;
• 20% van het werk kost 80% van de tijd en andersom,
• etc.

Iets wat mij overigens wel altijd opvalt, is dat iedereen vaak zelf al wel weet hoe het eigenlijk wel zou moeten. Inplannen en je eraan houden, nee-zeggen als het niet uitkomt, niet te veel plannen, etc. Het is dus interessant om erachter te komen wat bij jou de achterliggende oorzaak is om je niet aan je eigen planning te houden.

Mijn advies

Hou overzicht door gebruikt te maken van een dubbele agenda: zowel een digitale als een papieren agenda. Digitaal valt met andere dingen te combineren, zoals je administratie (urenregistratie), andere agenda’s, je telefoon, etc. Papier krabbelt makkelijker waardoor je dat andere dingetje wat-je-eigenlijk-ook-nog-moet-doen-maar-niet-mag-vergeten-dus-eigenlijk-wil-je-dat-meteen-doen snel opschrijft en weer door te kunnen met waar je mee bezig was.

Ik heb o.a. om die reden mijn papieren agenda zelf samengesteld. De ruimtes zijn dusdanig ingedeeld dat het op mijn behoeftes is afgestemd. Als je hier meer over wilt weten, moet je even een aantal blogs terugbladeren (of je klikt hier).

Mijn persoonlijke digitale agenda heb ik opgesplitst in privé en zakelijk. Daarnaast heb ik voor beide kinderen een aparte agenda en heb ik de agenda van manlief ook zichtbaar. Zo heb ik meteen overzicht van wie wat wanneer en soms ook waar is. En deze agenda’s zijn zichtbaar op telefoon, tablet en laptop dus ik heb overal overzicht. Voorwaarde is wel dat we allemaal met hetzelfde systeem werken (bijvoorbeeld Google Agenda). En natuurlijk gaat het wel eens mis, door een of andere update, of door niet alles consequent in de agenda te zetten. Het levert dan in elk geval wel op dat het nut ervan weer inzichtelijk is. 😉

Meer weten?

Ik kan hier nog zoveel meer over vertellen, maar dat bewaar ik even voor een volgende blog. Volg mij op Facebook en Instagram en je wordt vanzelf gealarmeerd wanneer dit online staat!

Vragen, opmerkingen of tips: noteer ze hieronder in de comments!