Q&A: projecturenregistratie

Voorlopig de laatste in de Q&A-serie een vraag over het plannen en overzicht houden van gewerkte uren voor een klant. Oftewel: projecturenregistratie.

Lobke vraagt:
“Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik weet hoe ik in de begrote uren voor mijn klant zit: zit ik er nog ver onder of zit ik er al overheen? En heb ik ruimte voor het aannemen van nieuwe opdrachten? Ik zoek dus nog naar een goede manier om uren te plannen en overzicht te hebben per klant en tevens van mijn wekelijkse danwel maandelijkse workload.”

Overzicht hebben in je gewerkte uren is voor opdrachten als deze onontbeerlijk. Maar volgens mij kun je er ook in doorschieten. Zo heb ik ooit bij iemand gewerkt die elke activiteit en elke vijf minuten aan het verantwoorden was, dat dat bijna een dagtaak werd. Volgens mij is dat nou ook weer niet de bedoeling , maar daar kan ik me nou weer in vergissen want ik heb er zelf geen expliciete ervaring mee.

Waar ik wel ervaring mee heb, is de urenregistratie waarmee ik me naar de belastingdienst kan verantwoorden. Daar zijn enorm veel apps en andere registratievormen voor, maar ik ben zelf ooit begonnen met het noteren van de uren in mijn agenda en deze dan maandelijks te verwerken in een excelsheet. Tegenwoordig gebruik ik hier een digitaal systeem voor. Hoe je het ook doet, dat maakt niet uit, als je het maar doet! Want ook hier ligt de basis van je administratie. Want op basis hiervan kun je ook factureren en je klant informeren.

Mijn advies

Een projectmanagementsysteem zoals ik in een eerder blog al eens noemde, kan je hier waarschijnlijk enorm bij helpen. Vooral bij het -globaal- inplannen van de uren en weten waar je in je begroting zit. Maar zoals ook al eerder gezegd: dit is (lijkt mij) vooral voor grotere projecten handig.

Een uitgebreid urenregistratiesysteem zal waarschijnlijk ook al genoeg mogelijkheden bieden. Maar let daar wel bij op dat je:

• uren op verschillende projecten kunt boeken
• een projectperiode kunt invoeren
• een reminder krijgt bij het bereiken van een bepaald percentage van de begroting
• diverse activiteiten per project kunt registreren

Zo voorkom je dat je over je begroting komt en de klant teveel moet betalen (of jij te weinig ontvangt), maar zorg je er ook voor dat je de klant op tijd kunt informeren en dat je de klant met een druk op de knop een overzicht kunt tonen wat jij aan bezigheden hebt verricht.

Voor een overzicht van diverse urenregistratietools, zie het blog ‘overzicht bij meerdere projecten’.