In de week (weken) voordat je op vakantie gaat ben je druk met alles afronden en bijwerken zodat je met een gerust hart op vakantie kan. De eerste werkdag na je vakantie wordt je vakantiegevoel genadeloos de grond ingeboord door het zien van je overvolle mailbox met al die vakantiemail.* Je eerste reactie: WTF?!? Je tweede reactie: arrrgggh….  Iets met bomen en een bos.

Herkenbaar? Dan heb ik hier een paar tips voor je.

* Tenminste, als het goed is! Want je werkmail laat je op je werk-slash-thuis en neem je niet mee op vakantie, hoe belangrijk je je eigen werk ook vindt! Dit is echt oorzaak nummer 1 van alle burnouts! Je kunt dus beter ná je vakantie aan de slag gaan met de volgende tips.

Het stappenplan

Stap 1: agenda blokkeren

allereerst begin je met wat je eigenlijk al voor je vakantie had moeten doen: je agenda afblokken om je mailbox op te kunnen schonen. Minstens een halve dag, liever tijd over dan tijd tekort. Geen afleidende afspraken en je hebt op je eerste dag al meteen het gevoel dat je goed bezig bent geweest want je hebt immers al een grote klus geklaard.

Stap 2: filter op afzender

Krijg je veel mail van dezelfde afzender? Bijvoorbeeld nieuwsbrieven, of meldingen van social media? Zet dan eerst de afzenderlijst op alfabetische volgorde, selecteer de betreffende items en maak dan de keuze: weggooien of in een mapje zetten. Dit mapje zou je bijvoorbeeld ‘later doorlezen’ kunnen noemen.

Gmail-tip: door categorieën in te schakelen, maakt Gmail zelf al een selectie, zodat al je persoonlijke mail niet verdwijnt in alle socialmediareclamemail.

Stap 3: belangrijk vs onbelangrijk

Nu komt de stap om belangrijke mail van onbelangrijke mail te onderscheiden. Eignelijk heeft alle mail waarin je als cc vermeld staat per definitie geen prioriteit. Anders was het wel direct naar je gemaild. Zet deze mail – voor zover je dit kunt onderscheiden – in een mapje ‘cc’.

Soms heeft de afzender al aangegeven door een uitroepteken aan de mail te koppelen. Staar je hier overigens niet blind op want sommige zenders vinden alles wat ze mailen altijd erg belangrijk. Open in geen geval nog mailtjes in deze stap! Loop alle mail van oud naar nieuw door en maak een selectie op basis van het onderwerp. Denk je dat er een actie in zit, zet deze mail dan in een mapje wat je bijvoorbeeld ‘actie’ of ‘prio’ noemt. Zie je nu al mailtjes staan die je niet belangrijk vindt, verplaatst die dan meteen naar je archief (of gooi ze meteen weg).

LET OP: je hebt nog steeds geen enkel mailtje inhoudelijk gelezen!

Stap 4: minder belangrijk

Kijk wat er over blijft. Dit ondefinieerbare lijstje is niet voor niets ondefinieerbaar: er moet waarschijnlijk wel wat mee gedaan worden maar heeft geen prioriteit. Deze kun je allemaal in een mapje ‘latere zorg’ of ‘prio laag’ oid stoppen.

Stap 5: verwerking

Nu is het tijd om je mail inhoudelijk te gaan lezen. En daarmee natuurlijk in de goeie volgorde:

1. – Je actie/prio-mail
2. – Je latere zorg / prio laag mail
3. – Later doorlezen mail

Bij een mailwisseling met meerdere berichten en afzenders, lees dan eerst het laatste bericht, die geeft je de actuele stand van zaken en misschien is er geen actie meer door jou nodig.

Tip: groepeer je e-mails op discussie (onderwerp); dit is een instelling die in de meeste mailprogramma’s ingesteld kan worden.

Afhankelijk van hoe flexibel je agenda is, zorg er in elk geval voor dat je jezelf de tijd gunt op je mailbox helemaal bij te werken, anders loop je nog weken achter de feiten aan.

PS vergeet voordat je op vakantie gaat niet om de auto-reply in te schakelen. Dan weet de zender in elk geval dat je niet (meteen) zult reageren.

Heb jij aanvullende tips? Laat het weten!

Lees ook: blog over mailbox indelen