De administratie van een ZZP’er

Als ZZP’er ontkom je er niet aan: het bijhouden van een administratie. Sterker nog, je hebt een aantal zaken die je verplicht moet opgeven bij de belastingdienst, dus dan kun je er ook maar beter voor zorgen dat je het meteen goed doet.

Financiële administratie

Benodigdheden:

• alle financiële gegevens (zakelijke én privé!) zoals facturen, bankafschriften, kassabonnen. Oftewel: alle bewijzen van je uitgaven en inkomsten.
• overzicht van alle bezittingen, schulden, verworven rechten en plichten.
• een debiteuren-, crediteuren- en voorraadadministratie en een jaarlijkse balans- en resultatenrekening hiervan. En elke post moet schriftelijk bewezen kunnen worden.

Werkwijze:

Deze informatie gebruik je om je omzetbelasting (BTW-aangifte) en inkomstenbelasting te kunnen berekenen. Je hebt de verantwoordelijkheid als ondernemer om de gegevens hiervoor zelf te verzamelen en te beheren. De verwerking ervan kun je ook zelf doen, maar je kunt ook met ‘de schoenendoos met bonnetjes’ naar een administratiekantoor gaan die dit vervolgens voor je verwerkt. Desalniettemin is het aan te raden om zelf ook het een en ander van administratie af te weten en zelf de gegevens vast te verwerken in speciale software of gewoon in excel.

Een boekhouder heeft verstand van financiële zaken (aftrekposten, voordeelregeltjes, etc.), dit kan je zomaar veel geld opleveren (meer dan dat het je kost).

Een goed bijgehouden boekhouding levert een schat aan informatie op over je bedrijf. Hoe actueler, hoe beter inzicht er gekregen kan worden in:

• de financiële situatie van je onderneming: stijgt te winst en lopen de kosten niet de spuigaten uit?
• de kostprijs van je dienst of product: door alle kosten te verreken over alle inkomsten kan een betere prijs worden berekend.
• de debiteurenadministratie
• prive-uitgaven
• liquiditeit

Het is statistisch bewezen dat ondernemers met een goede en een up-to-date financiële administratie een kleine kans hebben om failliet te gaan.

Oh ja, vergeet niet al deze gegevens een jaartje of zeven te bewaren!

Urenregistratie

Als je je als ZZP’er – of freelancer – als eenmanszaak hebt geregistreerd bij de Kamer van Koophandel, heb je de mogelijkheid om aanspraak te maken op ondernemersvoordelen. Voorwaarde is wel dat je o.a. het ‘1225 uren criterium’ voldoet: per kalenderjaar dien je minimaal 1225 uur bezig te zijn met je onderneming (ook als je later in het jaar start met je onderneming!). Dat is ongeveer gemiddeld 24 uur per week.

Uren die meetellen zijn: alle uren die je besteedt aan je bedrijf, dus ook je reistijd, de tijd dat je je administratie doet, je website onderhoudt of een cursus/training volgt voor je bedrijf.
Uren die niet meetellen zijn: ziekte en vakantie. Uitzondering: zwangerschapsverlof.

Ook het lezen van dit blog telt mee in het urenaantal voor het ‘1225 uren criterium’.

En je begrijpt het natuurlijk al: al deze uren moet je kunnen bewijzen, dus registreer dit goed!

Tip: er zijn diverse apps voor smartphones waarin je je uren kunt bijhouden. Bijvoorbeeld ZZP Assistent van ABN-Amro (gratis), Timewriter van xBase Software (ook gratis) of ZZP Admin van GraafICT (€3,99). Check de betreffende stores voor de mogelijkheden op jouw telefoon.

Waar je het voor doet…

De belastingdienst heeft een aantal regelingen voor de (startende) ondernemer. En daar kom je alleen voor in aanmerking als je alles goed vastgelegd hebt in je administratie.

• Kleine ondernemingsregeling (KOR): voor ZZP’ers met een lage winst. Je draagt dan minder of zelf geen BTW af. Voorwaarde: totale BTW-jaarbedrag blijft onder een bepaald limiet (2016: €1883).
• Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA): zakelijke kosten mogen van de omzet afgetrokken worden, echter investeringen die langer meegaan moeten afgeschreven worden over meerdere jaren. De KIA geeft je de mogelijkheid om extra 28% van het geïnvesteerde bedrag af te trekken. Voorwaarde: tussen de € 2.301 en € 56.024,- geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen (2016).
  TIP: als je bijna tegen de ondergrens van € 2.301,- aan zit, kun je op de valreep van 2016 nog extra kosten maken voor je bedrijf en daarmee de voordelen van de KIA meepakken.
  Meer kosten is een lager resultaat en dus ook minder belasting betalen.
• MKB-winstvrijstelling (alleen voor IB-ondernemers): je mag 14% van de winst aftrekken. Oftewel: verlaging van je fiscale winst met 14% na toepassing van de Zelfstandigenaftrek en FOR.
• Zelfstandigenaftrek: het bedrag dat je mag aftrekken van je totale winst (2016: maximaal €7280).
• Startersaftrek (alleen voor startende ondernemers): een verhoging van de Zelfstandigenaftrek die je een extra aftrekpost oplevert van € 2.123,-. Je mag dat bedrag dus aftrekken van je totale winst. Voorwaarde: je mag de vijf voorgaande jaren niet elk jaar ondernemer zijn geweest voor de belastingdienst.
• Verliezen van voorgaande jaren verrekenen: verreken je ondernemingsverlies in de Inkomstenbelasting in Box1 met positieve inkomsten uit de drie voorafgaande jaren en betaal daarmee minder belasting.
• En als je klant of afnemer de factuur niet betaalt, mag je deze BTW terugvragen.
• Kinderopvangtoeslag: voor de uren die je aan je bedrijf besteedt kun je kinderopvangtoeslag aanvragen. Deze gewerkte uren moeten aannemelijk gemaakt worden (urenadministratie). Vuistregel hierbij is:
  • ga uit van de ouder die het minste aantal uren werkt
  • dagopvang: vermenigvuldig die uren met 140%; buitenschoolse opvang: vermenigvuldig die uren met 70% (maximaal 230 uur/maand/kind).
    Via een proefberekening kom je te weten hoeveel toeslag je kunt krijgen.

Algemene voorwaarde is wel: de belastingdienst beschouwt je als ondernemer.

Overigens hoeft je een aantal regelingen of aftrekposten niet specifiek aan te vragen. Als je gewoon aangifte inkomstenbelasting doet wordt d.m.v. een aantal vragen bepaald of en waar je recht op hebt en wordt het automatisch verwerkt.
En bij een aantal posten geldt wel dat je die bedragen wel weer moet meetellen bij de inkomstenbelasting, maar ook dit wordt automatisch verwerkt bij de aangifte.

Hulpmiddel

In plaats van een factsheet heb ik een Excelsheet samengesteld om je op weg te helpen met je administratie. Deze zal ik zo spoedig mogelijk uploaden. Maar mocht dat je te lang duren, stuur me gerust even een berichtje.

Let wel, het gebruik ervan is natuurlijk op eigen verantwoordelijkheid. En mijn advies is dan ook: heb je geen overzicht meer, is het allemaal acacadabra, zoek dan een administratiekantoor of boekhouder.

Disclaimer

Bij het samenstellen van dit boogartikel is de grootst mogelijke zorg besteed aan de juistheid van de opgenomen informatie. MNQpeters kan echter niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele negatieve gevolgen als gevolg van het volgen van deze informatie.